종업원 고용시 준비할 서류들

Posted in 비즈니스 가이드, 종업원 고용

1. Form I-9: Employment Eligibility Verification(고용확인서)

1986년 11월 6일 이후로 새로 채용되는 직원이 합밥적으로 일을 할 수 있는 신분인지를 확인하는 서류입니다.

이 Form I-9은 3부분으로 나누어져 있습니다.

  • Section 1, Employee: 채용된 시점에 작성되어야 하며, 새 직원의 일반적인 신상명세와 당사자가 어떤 신분상태로 일을 하려는지를 기입하도록 되어 있습니다. 만약 Section 1 작성시 통역이나 대필 등 제3자가 도와줬다면 Preparer and/or Translator Certification란을 작성해야 합니다.
  • Section 2, Employer: 종업원이 작성한 채용 관련 정보들을 확인하는 부분으로 아래 5가지를 List of Acceptable Documents를 채용인에게 채용일부터 3일 이내에 제출토록 하여서 고용주가 꼭 기록 하도록 되어 있습니다.
    1. 서류의 종류
    2. 서류를 발행한 기관
    3. 서류의 번호
    4. 유효기관
    5. 채용이 시작된 시간
  • 이 과정에서 반드시 사본을 보관해야 할 필요는 없지만 만약을 대비해 보관해 둘 것을 권합니다.
  • Section 3, Updating and Re-verification: Section 2와 같이 고용주가 작성하여야 하는 부분으로써 종웝원의 신분변화로 인한 비자나 노동허가서 유효기간의 변경, 재고용 여부 등에 변화가 생길 경우 이를 즉각 기록해 두어야 합니다.

2. Form W-4: Employee’s Withholding Allowance Certificate

Form W-4는 고용주가 정확한 세금을 원천징수 (withhold) 할 수 있게 새로 취직인 된 경우나 세금과 관련된 개인사정 (결혼, 출산)등의 변화가 있을때 고용인이 작성하여 고용주에게 제출하는 서류입니다.

3. DE 34: Report of New Employee(s)

연방법상 고용주는 새 직원을 채용한 날부터 20일 이내에 DE 34를 통해 새 직원들의 신상명세를 Employment Development Department (EDD)에 보고 하도록 규정하고 있습니다.